HENT AS leverer mellom 130-150 anbud i året. Noen av disse anbudene kan ta flere måneder å utarbeide, og involverer store tverrfaglige team med både interne og eksterne ressurser og rådgivere.
Med Cobrief sparer HENT mye tid på tekstgenerering og sikkerhetssjekk av at alle detaljene stemmer overens med anbudet.
Andreas Fornes, prosjektingeniør i prosjektutvikling, har vært med på å teste Cobrief hos HENT.
– Det å skrive hvert ord i oppdragsforståelsen ... det går jo mye raskere nå. Du kan bygge opp teksten som et slags skjelett, punktvis, og få Cobrief til å skrive det ut.
Gevinsten ligger ikke bare i raskere skriving. Den ligger i bedre struktur, smartere standardisering og større kontroll på prosessen.
– Vi får frigjort mer tid til å dykke ned i oppdragsforståelsen. Istedenfor å bruke energi på selve skrivingen, kan vi konsentrere oss om hva byggherren faktisk er på jakt etter, så spisse løsningen vår deretter. Vi bygger opp en struktur på teksten og får heller Cobrief til å verifisere om vi har svart på det som etterspørres i underlaget.
HENT AS er en av Norges største totalentreprenører, med rundt 1300 ansatte. Selskapet står bak store og kompliserte prosjekter som A-blokka og D-blokka i Regjeringskvartalet, nye NRK på Normannsløkka og The Whale, et hvalmuseum i Vesterålen, for å nevne noen.
Store anbud krever ofte stor ressursbruk. Store anbudsbesvarelser kan ta flere måneder å utarbeide, i samarbeid med et bredt lag av anbudsdeltakere, spesialister, arkitekter, energi- og miljørådgivere, BIM-teknikere og fagansvarlige innen VVS, EL, brann og bygningsfysikk.
Når du leverer over 130 anbud i året, så teller hver time.
Å kontrollere om hvert eneste krav er besvart, er en av de mest tidkrevende delene av et anbud. Tidligere innebar dette mye manuelt arbeid. Nå går det raskere.
– Du kan spørre Cobrief direkte om ting i underlaget gjennom chatten på siden, noe som er helt topp.
Teamet slipper å lete gjennom hundrevis av sider for å finne svar. De kan stille spørsmål og få svar med en gang.
Han ser også potensialet i å bygge opp en kunnskapsbase:
– Når man trener opp KI-en på tidligere prosjekter, vil det gi oss et forsprang neste gang vi leverer til den samme byggherren. KI-en kan hente erfaringer fra det forrige tilbudet og oppdatere kunnskapsbasen, slik at vi treffer enda bedre. Jeg tror gevinsten blir stor når vi blir flinke til å utnytte dette.
Rundt 150–200 ansatte jobber med anbud eller innkjøp til enhver tid i HENT.
Torbjørn Bratteberg, direktør for teknologi og bærekraft i HENT, ser Cobrief som en naturlig del av utviklingen i selskapet.
– Vi tester ut ulike KI-funksjoner på tvers av hele organisasjonen. Våre egne systemutviklere bruker KI når de koder. Vi bruker KI til automatisk mengdeuttak. Nå skal vi begynne å bruke det på et område som er veldig tidkrevende, nemlig avviksregistrering. Med så mange tilbud som leveres hvert år, er potensialet for tidsbesparelser stort når KI implementeres bredt.
– I den tiden jeg har brukt Cobrief har det skjedd mange forbedringer. Utviklingen innen KI går i rakettfart, og jeg ser at Cobrief følger med i timen, det er kult.
– Cobrief frigjør tid. Det gjør at vi kan legge mer arbeid i innholdet og mindre i selve skrivingen. Kvaliteten blir bedre når vi faktisk får tid til å tenke, sier Fornes.
For businesses that want to save time creating new revenue.
Jonas Klafstad
Få ting gjør Jonas Klafstad i Cobrief i bedre humør enn å høre at kundene opplever at de sparer tid og at de får en mer effektiv anbudsprosess.
– Som Andreas Fornes trekker frem: Kvaliteten blir bedre når man faktisk får tid til å tenke. Målet vårt med Cobrief er nettopp dette: Vi skal ta oss av grovarbeidet, strukturen og kvalitetssjekken av kravene, slik at våre kunder får frigjort tid til å bruke hodet på strategien. Vi skal løfte frem de beste leverandørene, og vi er glade for å se at HENT opplever en god effekt av verktøyet vårt.