Dette dokumentet (”Avtalen”) regulerer rettigheter og forpliktelser for tjenester levert av Cobrief AS (”Cobrief”) til deg som Kunde og Bruker av Systemet.
Avtalen inneholder:
- Brukeravtale - regulerer avtaleforholdet mellom Cobrief og deg som Kunde og Bruker.
- Databehandleravtale (vedlegg) - regulerer Cobriefs behandling og forvaltning av personopplysninger på dine vegne som Kunde.
Kort oppsummert;
De viktigste delene i Avtalen.
- Cobrief selger et Abonnement som gir Kunden en begrenset bruksrett til Systemet. Cobrief skal levere Systemet til Kunden og hver Bruker som en tjeneste levert via internett (Software as a Service/SaaS).
- Prisen på Abonnementet følger Cobriefs prisliste som er tilgjengelig i Systemet og gjelder per foretak. Abonnementet har en løpende abonnementsperiode som faktureres forskuddsvis. Prisen og varigheten for abonnementsperioden velges i Systemet eller avtales særskilt.
- Cobrief skal behandle kundedata og persondata på en god måte, og sikre at dataen ikke deles med uvedkommende. Cobrief har også ansvar for å videreutvikle, sikre, rette opp i feil og sørge for Systemets oppetid er i henhold til bransjestandarder.
- Cobrief kan fra tid til annen gjennomføre rutinemessig vedlikehold som vil føre til nedetid for Systemet. I den grad det er praktisk mulig, vil Cobrief gi informasjon om utilgjengeligheten på forhånd.
- Cobrief er ikke ansvarlig for nøyaktigheten og korrektheten av innholdet som blir generert av Systemet. AI-responser kan være unøyaktige og misvisende, og bør alltid kvalitetssikres av et menneske hos Kunden.
- Kunden og hver Bruker er ansvarlig for innholdet og korrektheten av opplysninger som inkluderes i anbud, samt for å følge gjeldende lovgivning ved deltakelse i anbudskonkurranser.
- Kunden og hver Bruker har ansvar for å sikre at påloggingsinformasjonen og tilgangen til Systemet ikke deles med uvedkommende.
- Kunden og hver Bruker er ansvarlig for å oppgi korrekt informasjon i Systemet og å ikke misbruke Systemet.
Hvordan sikrer vi kundedata i Cobrief?
Både våre databehandlere og vi i Cobrief har implementert passende tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre et tilstrekkelig sikkerhetsnivå ved behandling av kundedata og for å forhindre tap eller ulovlig behandling.
Noen av tiltakene:
- Kundedata lagres og prosesseres kun i datasentre i EU.
- All kundedata som lastes opp i Cobrief er kryptert både under transport og lagring.
- AI-modellene som brukes av Cobrief trenes aldri på kundedata.
Ansatte i Cobrief har også forpliktet seg til å overholde taushetsplikt og hemmeligholdelse av informasjonen de mottar under behandlingen av kundedata. Retningslinjer for personvern og sikkerhet har blitt kommunisert til ansatte, og blir strengt håndhevet i Cobrief.
Se mer informasjon i vår personvernerklæring og i listen over våre underleverandører.
Definisjoner
"Abonnement": Kundens nettbaserte abonnement på Systemet.
"Bruker": person(en)(er) som er autorisert til å få tilgang til å bruke Systemet på vegne av Kunden.
"Kunde": den juridiske enheten som skal bruke Systemet og er registrert som en Kunde når Abonnementet opprettes.
"Systemet": programvare levert av Cobrief som gjør det enklere for bedrifter å delta i anbudskonkurranser, tilgjengelig på https://cobrief.no/ og https://app.cobrief.no/.
Brukeravtale
Brukeravtalen (inkludert vedlegg) er inngått mellom:
- Cobrief AS ("Cobrief"), organisasjonsnummer 931 645 544.
- Personen som inngår en særskilt lisensavtale med Cobrief, og/eller har registrert seg som Bruker av Systemet på vegne av Kunden. Hvis Kunden oppretter flere foretak i Systemet, gjelder avtalen for alle foretakene.
Avtalen etablerer en juridisk bindende avtale mellom Kunden og Cobrief og pålegger bindende forpliktelser på hver Bruker.
Avtalen godkjennes elektronisk av Kunden og hver Bruker når de registrerer seg i Systemet, eller ved inngåelse av særskilt lisensavtale med Cobrief. Eventuelle oppdateringer av Avtalen blir presentert for Kunden og hver Bruker, og godkjennes ved innlogging i Systemet.
Cobriefs plikter, rettigheter og ansvar
Plikter
- Cobrief skal behandle kundedata og persondata på en god måte, og sikre at dataen ikke deles med uvedkommende.
- Cobrief skal levere Systemet til Kunden som en tjeneste levert via internett (Software as a Service/SaaS).
- Cobrief skal tilby og videreutvikle Systemet etter beste evne.
- Cobrief skal rette opp feil i Systemet etter beste evne dersom de oppstår. Kunden skal varsles avhengig av feilens alvorlighetsgrad, etter Cobriefs skjønn.
- Cobrief skal tilstrebe å opprettholde Systemets oppetid i henhold til bransjestandard. Kunden varsles om eventuell nedetid, avhengig av alvorlighetsgraden, etter Cobriefs skjønn.
- Cobrief vil bistå Kunden med opplæring i Systemet gjennom chat, FAQs og per e-post til kontakt@cobrief.no. Cobrief skal tilstrebe å svare på spørsmål fortløpende, og vanligvis innen 2 arbeidsdager. Støtte er begrenset til støtte for bruk av Systemet.
Rettigheter
- Cobrief selger et Abonnement som gir Kunden og hver Bruker en begrenset bruksrett til Systemet, som angitt i denne Avtalen.
- Cobrief har alle opphavs- og andre immaterielle rettigheter knyttet til Systemet, inkludert all videreutvikling.
- Cobrief har rett til å bruke Kundens data for å levere Systemet til Kunden.
- Cobrief kan fra tid til annen gjennomføre rutinemessig vedlikehold som vil føre til nedetid for Systemet. I den grad det er praktisk mulig, vil Cobrief gi informasjon om utilgjengeligheten på forhånd.
- Cobrief har rett til å gjennomføre undersøkelser som er rimelige og nødvendige for å sikre at Systemet benyttes i samsvar med Avtalen.
- Cobrief har rett til å nekte, fryse eller kansellere et Abonnement og/eller sperre adgang til Systemet dersom det mistenkes at Kunden eller Brukerne har opptrådt i strid med Avtalen.
Ansvar
- Cobrief er ikke ansvarlig for resultatet av deltakelsen i anbudskonkurranser. Enhver deltakelse i anbudskonkurranser innebærer risiko for tap, og det er Kundens ansvar å vurdere risikoen ved deltakelse.
- Cobrief er ikke ansvarlig for nøyaktigheten og korrektheten av innholdet som blir generert av Systemet. AI-responser kan være unøyaktige og misvisende, og bør alltid kvalitetssikres av et menneske hos Kunden.
- Cobrief skal holdes skadesløs for alle utgifter og tap dersom det blir fremsatt krav mot Cobrief fra noen av Kundens tredjeparter som følger av Kundens bruk av Systemet. Kunden samtykker i å holde Cobrief skadesløs.
- Cobriefs eventuelle erstatningsansvar under denne Avtalen er begrenset til direkte tap. Cobrief er ikke ansvarlig for indirekte tap, som for eksempel tap av fortjeneste, tap grunnet nedetid, tap av data, avsavnstap og krav fra tredjepart. Erstatningsansvaret er begrenset til å kun dekke Kundens dokumenterte økonomiske tap, og kan ikke overstige 50% av det årlige vederlaget som Kunden har betalt for Systemet.
Kundens plikter, rettigheter og ansvar
Plikter
- Kunden og hver Bruker har plikt til å oppgi korrekt informasjon i Systemet.
- Kunden og hver Bruker aksepterer, ved å bruke Systemet, å motta elektronisk kommunikasjon som er relevant for bruk av Systemet, enten i Systemet og/eller via e-post.
- Kunden og hver Bruker har plikt til å sikre at påloggingsinformasjonen og tilgangen til Systemet ikke deles med uvedkommende.
- Kunden og hver Bruker erkjenner at Systemet kan være avbrutt eller forsinket, utilgjengelige, og berørt av feil eller mangler i perioder.
Rettigheter
- Kunden kjøper et Abonnement fra Cobrief som gir Kunden og Brukere en begrenset bruksrett til Systemet, som angitt i denne Avtalen.
- Kunden har eierskap til data Kunden selv laster opp og registrerer i Systemet.
- Kunden har rett til å endre, eksportere og slette data i henhold til gjeldende lovgivning.
Ansvar
- Kunden og/eller Brukeren er ansvarlig for å selv vurdere om Systemet og/eller den informasjon, svar eller anbefalinger de får gjennom Systemet passer for deres behov. Systemet vil kunne endres etter Cobriefs eget skjønn.
- Kunden og hver Bruker er ansvarlig for innholdet og korrektheten av opplysninger som inkluderes i anbud, samt for å følge gjeldende lovgivning ved deltakelse i anbudskonkurranser.
- Kunden er ansvarlig for behandling av personopplysninger som Kunden og hver Bruker laster opp i Systemet.
- Kunden og hver Bruker skal på ingen måte bruke Systemet med hensikt å lage eller bidra til å lage konkurrerende løsninger. Hvis det er mistanke om brudd på dette punktet, har Cobrief rett til å umiddelbart stenge kundens konto.
Personvern
Hos Cobrief er personvern viktig. Vi har opprettet en egen personvernside for å gi deg innsikt i hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og beskytter dine personopplysninger. Vi har også en egen liste med oversikt over underleverandører vi benytter oss av.
Hvis du som Kunde eller Bruker ikke er enig i hvordan personopplysninger behandles av Cobrief kan du ta kontakt på kontakt@cobrief.no. Klage kan også sendes til Datatilsynet på e-post: postkasse@datatilsynet.no, eller på telefon: 22 39 69 00 (www.datatilsynet.no).
Varighet og oppsigelse
Tilgang til Systemet tilbys som et løpende abonnement der varigheten på abonnementsperioden velges i Systemet eller avtales særskilt.
Avtalen kan fritt sies opp av hver av partene med tre (3) måneders varsel, med mindre annet er avtalt. Oppsigelsestiden beregnes fra den første i den påfølgende måned etter at skriftlig varsel om oppsigelse er sendt. Dersom oppsigelsestiden overlapper med en ny abonnementsperiode, vil Kunden kun bli fakturert for abonnementet ut oppsigelsestiden. I tilfeller der abonnementsperioden varer mindre enn tre (3) måneder, gjelder oppsigelsestiden for et likt tidsintervall som abonnementsperioden.
Pris og betalingsbetingelser
Prisen for Abonnementet fremgår i Systemet og gjelder per foretak, med mindre annet avtales særskilt. Prisene er oppgitt eksklusiv mva.
Cobrief har rett til å endre pris og prismodell for Abonnementet. Kunden skal bli informert med 3 (tre) måneders varsel ved endringer i pris som overstiger endringene i konsumprisindeksen.
Cobrief fakturerer for Abonnementet forskuddsvis, med mindre annet avtales særskilt. Fakturering skjer med 14 dagers betalingsfrist fra fakturadato. Cobrief refunderer ikke abonnementskostnader allerede betalt.
Ved forsinket betaling forbeholder Cobrief seg retten til å midlertidig begrense tilgangen til Systemet inntil full betaling er mottatt. I slike tilfeller kan Cobrief også kreve forsinkelsesrenter i henhold til gjeldende regelverk. Kunden forblir ansvarlig for å fullføre betalingen for abonnementet, og Cobrief kan benytte alternative betalingsmetoder for innkreving av utestående beløp.
Annet
- Partene skal bestrebe seg på å løse eventuelle konflikter eller uenigheter gjennom forhandlinger. Tvister som måtte oppstå og som ikke løses gjennom forhandlinger innen rimelig tid (ikke mer enn 60 dager) skal avgjøres av norsk rett med Oslo tingrett som verneting.
- Brukeravtalen følger Systemet og kan overdras ved for eksempel fusjoner eller kjøp/salg av selskaper.
- Kontakt Cobrief på kontakt@cobrief.no hvis du har spørsmål angående denne Avtalen.
Databehandleravtale (vedlegg)
Hva er en databehandleravtale?
Denne databehandleravtalen er et vedlegg til brukeravtalen som definerer hvordan Cobrief behandler og sikrer personopplysninger i Systemet for Kunden. Avtalen er utformet i samsvar med den norske personopplysningsloven og GDPR for å sikre at personopplysninger håndteres lovlig og sikkert.
I denne avtalen er den "Registrerte" personen som opplysningene gjelder. "Behandlingsansvarlig" er Kunden, som er ansvarlig for personopplysningene. "Databehandler" er Cobrief, som håndterer opplysningene på vegne av Kunden. Databehandleravtalen regulerer forholdet mellom Kunden og Cobrief i denne sammenhengen.
Formål
Formålet med behandling av all data og personopplysninger er å kunne levere Systemet til Kunden og hver Bruker på en tilfredstillende måte.
Innsamling av informasjon
Cobrief kan samle inn følgende typer personopplysninger:
- Navn
- E-post
- Telefonnummer
- Informasjon om arbeidsforhold
- Annen informasjon Kunden selv laster opp i Systemet
- IP-adresse
Behandlingsansvarliges plikter og rettigheter
Behandlingsansvarlig bekrefter følgende:
- Behandlingsansvarlig har grunnlag for å behandle personopplysninger.
- Behandlingsansvarlig er ansvarlig for lovligheten av overføring og innhold av personopplysningene.
- Behandlingsansvarlig har informert de Registrerte i samsvar med loven.
- Behandlingsansvarlig skal overholde GDPR, inkludert sikring av data og besvarelse av henvendelser.
- Behandlingsansvarlig vil melde avvik til Datatilsynet ved behov.
- Behandlingsansvarlig skal ikke lagre data utover formålet eller data som faller inn under sensitive personopplysninger.
- Behandlingsansvarlig skal innhente samtykke ved registrering av mindreårige, spesielt de under 16 år.
Databehandlers plikter og rettigheter
Databehandler bekrefter følgende:
- Databehandler eier ikke personopplysninger, men behandler dem på vegne av Behandlingsansvarlig som angitt i denne Avtalen.
- Databehandler skal beskytte personopplysninger i samsvar med GDPR ved å implementere tekniske og organisatoriske tiltak i tråd med bransjestandarder, basert på risikoanalyse.
- Databehandler skal sikre at alle autoriserte personer behandler opplysningene konfidensielt.
- Databehandler skal bistå Behandlingsansvarlig ved forespørsel om GDPR-overholdelse og gi nødvendig dokumentasjon, inkludert for revisjoner. Bistanden faktureres etter medgått tid.
- Databehandler skal raskt varsle Behandlingsansvarlig hvis det oppstår mistanke om datatap.
- Databehandler kan bruke anonymiserte data for analyse og forbedring av Systemet.
- Databehandleren har tilgang til grunnleggende kundeinformasjon for formål som naturlig hører til drift av Systemet. Dette inkluderer for eksempel kundestøtte, administrasjon og fakturering.
- Databehandler kan sjekke data ved mistanke om systemmisbruk.
- Databehandler skal varsle Behandlingsansvarlig hvis en instruks fra Behandlingsansvarlig bryter med GDPR eller personvernregler.
Utlevering av personopplysninger
- Ved å akseptere Databehandleravtalen gir Behandlingsansvarlig tillatelse til at Cobrief kan benytte andre databehandlere. Et eksempel på en slik databehandler kan være en underleverandør som er nødvendig for å levere Systemet.
- Cobrief bruker databehandlere som av og til behandler personopplysninger. I slike tilfeller vil Cobrief begrense mengden data som deles og sørge for at den behandles i samsvar med gjeldende lovverk og bransjestandarder.
- Cobrief bruker også faste underleverandører for ekstra funksjonalitet, slik som loggetjenester eller backuptjenester. Disse brukes uten eksplisitt samtykke fra kunden. Cobrief har avtaler med disse underleverandørene. For de utenfor EU/EØS følger vi bransjestandarder.
- Cobrief kan foreslå tredjepartsprodukter til Kunden basert på Kundens bruksmønster. Hvis kunden ønsker å benytte seg av et slikt tilbud, må de selv inngå en databehandleravtale med den aktuelle partneren. Et eksempel på et slikt forslag kan være integrasjoner med Microsoft, CV-løsninger og lignende.
- I visse tilfeller kan Cobrief gi tredjepart tilgang til Kundens data, for eksempel ved tap av tilgang, salg av virksomheten, rettslige krav eller forespørsler fra personer med signaturrett for Kunden. Slik tilgang vil skje i samsvar med gjeldende lover og regler.
Sletting av personopplysninger
- En bruker kan slettes når tilknyttede foretak er slettet, med fysisk sletting etter 12 måneder.
- Cobrief oppbevarer sikkerhetskopier i opptil 3 måneder etter sletting.
- Ved behov for raskere sletting, vennligst kontakt Cobrief skriftlig.
- Loggdata beholdes i 3 måneder.
Endring av personopplysninger
- Hvis det ikke er funksjonalitet for endring i systemet, send en skriftlig henvendelse til Cobrief.
- Gamle dataverdier blir bevart som backup i opptil 1 år, av sikkerhetshensyn.
