Få i Norge kan offentlige anbud bedre enn Inventura. Én ting er de sikre på: Med verktøy som Cobrief øker sjansen for suksess – blant annet fordi man i større grad kan gå utenfor boksen.
Thomas Tinnesand sitter i Inventuras Oslo-kontor i Fridtjof Nansens Plass, med utsikt rett ned på Rådhusplassen. Han er partner og leder for salg og marked, og peker ut mot rådhuset.
Thomas Tinnesand, partner og leder for salg og marked i Inventura.
– Det føles nesten symbolsk at vi kan se rett ned på et av de mest ikoniske offentlige byggene i landet. En stor del av jobben vår handler jo om å forstå hvordan offentlig sektor fungerer, og hvordan vi kan navigere i de anbudene som lyses ut, sier han.
Ved Stavanger-kontoret sitter kollegaen Karl Sletbakk, jurist og Bid Manager for offentlig sektor.
Han er den som først får anbudene inn på bordet. Hver dag er han ansvarlig for å identifisere nye konkurranser, vurdere dem og sende dem videre i organisasjonen.
– Vi leverer godt over hundre tilbud i året og vurderer kanskje tre ganger så mange konkurranser. Da er det helt avgjørende å ha prosesser og verktøy som gjør jobben mer effektiv, sier han.
Inventura er i dag et av Norges mest erfarne rådgivningsmiljøer innen anskaffelser og innkjøp.
Selskapet bistår blant annet offentlige oppdragsgivere med behovsanalyser, konkurransestrategier og kontraktsdokumenter, og leder anbudsprosesser fra start til slutt.
Samtidig hjelper de private leverandører med å navigere i det offentlige anbudsmarkedet – et landskap mange opplever som både krevende og uoversiktlig.
– Vi leder store anbud på vegne av oppdragsgivere, men vi deltar også selv når det offentlige etterspør anskaffelsesbistand. Det gir oss en unik forståelse av mekanismene i markedet, og det gjør at vi kan hjelpe våre kunder med å levere bedre, sier Tinnesand.
For både Tinnesand og Sletbakk markerer innføringen av Cobrief et tydelig før-og-etter i måten de jobber med anbud på.
Tidligere måtte de inn på for eksempel Doffin, åpne dokumenter og lese seg gjennom flere sider for å forstå hva en konkurranse egentlig handlet om.
I dag får de alt rett i innboksen. Cobrief trekker ut nøkkelparametere som scope, krav, varighet, verdi og kompetansekrav – og gjør vurderingen langt enklere.
– Vi fulgte utviklingen tett, og da funksjonene var på plass, var tidspunktet riktig for å bytte. Nå er Cobrief en integrert del av hvordan vi jobber, sier Sletbakk.
Tinnesand nikker og legger til:
Titler på anbud kan ofte være misvisende, men med Cobrief får Inventura konteksten som trengs for å skille relevant fra irrelevant.
Et klassisk eksempel er når det står «anskaffelse av gravemaskin». Før måtte Karl Sletbakk åpne anbudsdokumentet for å sjekke om det handlet om å kjøpe maskinen – som ikke er relevant – eller om det var bistand til å anskaffe den, som er midt i kjernen.
– Nå ser jeg det i oppsummeringen på sekunder, forklarer Sletbakk.
Effektivisering handler like mye om kvalitet som om fart. Ifølge Sletbakk sparer Inventura rundt femten minutter per konkurranse i første-screeningen.
Når selskapet vurderer cirka 300 konkurranser i året, betyr det nesten to arbeidsuker frigjort.
For Tinnesand er fleksibiliteten minst like viktig.
– Når kostnaden ved å vurdere nye markeder blir lavere, blir det enklere å eksperimentere. Vi kan teste områder utenfor komfortsonen uten å binde opp masse tid. Det gir oss en strategisk fordel.
Som rådgivningsmiljø har Inventura bygget opp dyp kunnskap om både private og offentlige anbud. Tinnesand og Sletbakk deler gjerne sine erfaringer med andre som ønsker å lykkes i et krevende marked.
– Les formalkravene nøye. I privatmarkedet kan man noen ganger slippe unna med avvik, men i offentlige konkurranser risikerer du å bli avvist, sier Tinnesand.
Sletbakk nikker.
– Mange undervurderer hvor mye tid det tar å lage et godt tilbud. Det holder ikke å bruke en standardpresentasjon du ville sendt til en privatkunde. Du må ha kvalitetssystemer, dokumentasjon og man må tilpasse hvert tilbud til den enkelte konkurranse. Hvis du ikke tar det på alvor, blir du stående utenfor.
For begge er det tydelig at verktøy som Cobrief gjør inngangen enklere.
– Offentlige oppdragsgivere ønsker konkurranse. Når leverandører lettere oppdager og forstår anbudene, får de flere gode tilbud. Det er absolutt en gevinst for samfunnet, sier Tinnesand.
For bedrifter som vil spare tid på å skape nye inntekter.
Jonas Klafstad
Det at et av landets ledende konsulentselskaper innen offentlige anskaffelser ser verdien i Cobrief, er en solid fjær i hatten, mener medgründer og daglig leder i Cobrief, Jonas Klafstad. Han forteller at suksesshistorien til Inventura er et kroneksempel på hvorfor de startet selskapet.
– Vi blir utrolig stolte av å høre historien til Inventura. Det er akkurat derfor vi startet Cobrief. Inventura er eksperter på anbud, men selv eksperter opplevde tidligere å drukne i tidkrevende og manuelt arbeid. Når vi hører at de nå kan bruke superkreftene sine på strategi og kvalitet i stedet for administrasjon, har vi lykkes, sier Klafstad.
Han mener dette beviser et av Cobriefs viktigste poenger:
– Når vi fjerner unødvendige hindringer, vinner de beste leverandørene. Det er bra for Inventura, bra for oppdragsgiverne, og det er bra for samfunnet. Vi er utrolig stolte av å være en del av deres anbudsrevolusjon!