Det gamle systemet var svært kostbart. Da Randstad byttet til Cobrief fikk de mer kontroll, samtidig som de fikk et verktøy som faktisk hjelper dem å velge riktige anbud.
Randstad håndterte rundt 150 anbud i fjor med et lite team på tre personer. Nå har de byttet verktøy og fått bedre kontroll, både på tid, kostnader og hvilke anbud de skal levere på.
Randstad har et felles anbudsteam som skriver anbud på tvers av konsernet, rekruttering, bemanning, helsetjenester og digitale konsulenttjenester.
– Det gamle systemet var svært kostbart, sier Kyrre Engelund, Strategic Sales og Bid Manager i Randstad Digital.
Han hadde brukt altfor mye tid på å forstå hva de faktisk betalte for.
– Fakturaen var unødvendig kompleks, med lite transparens rundt kostnadene. Det var også utfordringer knyttet til oppsigelsen av avtalen.
Før byttet brukte Randstad en egen analyse for å vurdere om de skulle levere på et anbud. Prosessen var grundig, men det stjal mye tid. Det gamle systemet resulterte i at de svarte på for mange anbud.
– Vi har nok gått etter for mange, sier Engelund.
Med Cobriefs eget vurderingssystem har det endret seg.
– Cobrief gir oss et bedre grunnlag for go/no-go. Det gjør at vi bruker tiden vår mer effektivt.
Mye av fagkompetansen i Randstad sitter ute hos kunder eller har andre ansvarsområder enn anbud. Det gjorde ekspertene til flaskehalser i anbudsprosessen.
– Jeg trenger ikke spisskompetanse for å starte et anbud lenger. Jeg får et strukturert førsteutkast direkte i Cobrief. Ekspertene kommer inn der de gir mest verdi, ikke for å starte fra scratch.
Han har et ønske til de som utformer anbud:
– Vi oppfordrer til anbud som legger til rette for bred konkurranse. Mer åpne anbud gir et bedre beslutningsgrunnlag og sterkere tilbud.
For Randstad handler byttet til Cobrief først og fremst om å levere bedre tilbud.
– Vi har gått fra en lite transparent løsning til en struktur som gir mening. Vi bruker mindre tid, treffer bedre på hvilke anbud vi svarer på, og kvaliteten på tilbudene går opp. Det er kjernen i verdien vi får ut av Cobrief.
Med Cobrief får du superkrefter i anbudsjobben!
Tellef Tveit
– Anbudsprosesser er komplekse nok fra før. Verktøyet du bruker skal ikke gjøre det verre.
Det sier Tellef Tveit, kommersiell leder i Cobrief. Kyrres opplevelse av uforståelige fakturaer og "winback-kaos" er dessverre bare en av mange lignende historier Tellef har hørt om det siste året.
– Dette er dessverre en opplevelse mange andre deler. Når du jobber med anbud, trenger du forutsigbarhet. Du skal vite nøyaktig hva du betaler for. Ingen liten skrift og ingen overkompliserte systemer. Vi ønsker å gjøre det kompliserte enkelt, ikke motsatt. Jeg er veldig stolt over at Randstad ser verdien av nettopp dette.