To måneder med Cobrief har forandret hvordan Skaaret Landskap og SL Stenlegging jobber med anbud.– Det tar oss kortere tid å se hva jobben handler om og hvilke kvalifikasjonskrav som stilles, sier Vaar Havnelid, administrativ leder i Skaaret Landskap.
Før satt Skaaret med store regneark. Nå får de varsler basert på geografi, type jobb og fagområde. De plukker ut aktuelle konkurranser, fordeler ansvar og laster opp forespørsler som kommer direkte fra entreprenører.
– Vi gjør det meste i Cobrief nå. Flere har tilgang, og ulike personer har ansvar for ulike anbud. Det gir en helt annen arbeidsflyt og struktur enn før.
– Den største tidsbesparelsen ligger i selve utvelgelsen. Vi får raskt oversikt over hva som skal leveres når, om vi har kapasitet og ikke minst om vi oppfyller kvalifikasjonskravene.
I stedet for å måtte pløye gjennom hele konkurransegrunnlaget får de raskt et bilde av innholdet, kravene og omfanget.
– Det er mye lettere å få et overblikk. Vi kommer fortere til kjernen, og kan luke bort det som ikke er aktuelt, som man sier på gartnerspråket.
Mindre virksomheter kan nok synes offentlige anbud virker overveldende. Vaar mener det først og fremst handler om struktur.
– Det er ikke skummelt, men det krever at man har orden i sysakene. Det krever gode rutiner.
Hun skulle gjerne sett at flere mindre aktører meldte seg på, men ser at kvalifikasjonskravene er tøffe.
– For mindre bedrifter kan det være vanskelig å nå opp, med tanke på kravene som stilles til omsetning, ressurser og referanseprosjekter. Oslo-modellen krever også sitt, sier hun.
PSST: Jobber du som offentlig innkjøper? Her er tre enkle tips som sørger for flere og bedre tilbud!
– Oslo-modellen handler om å sikre gode arbeidsvilkår, bruk av lærlinger og fagarbeidere, og å forhindre sosial dumping. Det opplever vi som positivt.
På miljøsiden mener Vaar at det blir enklest når alt er satt som kvalifikasjonskrav.
– Det er mye mer ryddig når miljø ligger som kvalifikasjonskrav. Da kjenner alle spillereglene. Det gir likhet og mindre rom for spekulasjon.
Hvis det er én ting hun vil oppfordre de som utformer anbudene til, er det dette:
– Lag konkurransegrunnlag som ikke gir rom for tolkning. Det gjør det lettere å ivareta både forutsigbarhet og likebehandling.
Med Cobrief får du superkrefter i anbudsjobben!
Jonas Klafstad
– Vaar Havnelid treffer spikeren på hodet her. Anbud er ikke skummelt, men det krever at man har orden i sysakene.
Det sier medgründer og daglig leder i Cobrief, Jonas Klafstad.
– Det skal ikke være nødvendig å bruke timevis i tunge Excel-ark bare for å finne ut om man oppfyller kvalifikasjonskravene eller ikke. Gode rutiner er ofte forskjellen på å drukne i administrasjon og å faktisk levere et vinnende tilbud. Når Skaaret Landskap nå bruker en brøkdel av tiden på å «luke bort» irrelevante oppdrag, sparer de enorme ressurser. Da får de mer tid til det som faktisk gjelder: Å finne interessante anbud, og å lage gode tilbud som vinner anbudet.
Han synes det er veldig motiverende å se at Cobrief skaper bedre arbeidsflyt hos brukerne.
– Vi gleder oss til å bidra videre inn hos Skaaret Landskap og med deres anbudsjobbing.